Tecnologia da Informação: Serviços Fiscais e suas responsabilidades

A nota ou o cupom fiscal, emitidos para formalizar a aquisição de um bem ou prestação de serviço, somente se constituirá em documento fiscal hábil, capaz de assegurar efeitos jurídicos, fiscais e acobertar a circulação de mercadorias e prestações de serviços, se observadas as exigências quanto aos prazos de validade fixados pelo Regulamento do ICMS, a série correta para a operação em que estiver sendo utilizada, autorização para impressão, confecção e utilização emitida pela autoridade fiscal competente, entre outras obrigações.

Para fins de lançamento do imposto, os contribuintes do ICMS são obrigados a utilizar os documentos fiscais instituídos pela legislação tributária vigente, quando da ocorrência dos fatos geradores do imposto.

Apesar da obrigatoriedade da emissão do documento fiscal ser do vendedor da mercadoria, os clientes, ou seja, aqueles a quem as mercadorias estão destinadas, também são co-responsáveis pela sua emissão, pois de acordo com o Art. 148 do Regulamento do ICMS, sempre que for obrigatória a emissão de documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem essas mercadorias são obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

Nota: É importante enfatizar que a correta emissão da nota fiscal ou cupom fiscal assegura:

1 – Que o ICMS, imposto embutido no preço da mercadoria e pago pelo adquirente, seja recolhido aos cofres públicos;

2 – A certeza, para o adquirente do bem (cidadão, empresa, ou poder público), de que a sua compra está corretamente formalizada em um documento que lhe assegura todos os direitos.

1 - Quais os documentos fiscais que poderão vir a ser emitidos pelos contribuintes, de acordo com as operações de venda e prestações de serviços que realizem ?

1. Nota Fiscal, modelos 1 e 1 – A;

2. Nota Fiscal de Venda a Consumidor, Modelo 2;

3. Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal;

4. Nota Fiscal /Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

5. Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;

6. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

7. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

8. Conhecimento Aéreo, modelo 10;

9. Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

10. Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

11. Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;

12. Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

13. Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;

14. Despacho de Transporte, modelo 17;

15. Resumo de Movimento Diário, modelo 18;

16. Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20;

17. Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

18. Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 24;

19. Manifesto de Carga, modelo 25

2 - Quais os principais requisitos que asseguram a idoneidade de um documento fiscal?
Os documentos fiscais que acobertam as operações de venda de mercadorias devem conter obrigatoriamente as seguintes informações para caracterizar sua idoneidade:

1. Notas Fiscais modelos 1 e 1^_A e modelo 2 (série D- Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) - na parte superior direita deverá constar o n.º da nota fiscal e a data limite para emissão da mesma.

2. Em todos os documentos fiscais - na sua parte superior esquerda devem conter dados completos de identificação do contribuinte, como por exemplo : razão social e nome de fantasia (se houver) da empresa, inscrição estadual, CNPJ (MF), endereço completo, data de emissão e data da saída.

3. No rodapé das notas fiscais modelos 1, 1^_A e 2 – (série D – Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) – deverá estar inscrito o número da AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, relativa àquele documento fiscal.

3 - Em quais situações os estabelecimentos deverão emitir documentos fiscais ?

Os documentos fiscais deverão ser fornecidos sempre que ocorrer o fornecimento de um bem ou prestação de serviços, ainda que a saída ou a prestação do serviço esteja isenta ou imune do pagamento de impostos.

Tratando especificamente de transações que envolvem a circulação de mercadorias, os estabelecimentos deverão emitir os documentos fiscais nas seguintes situações:

3.1 - Nota Fiscal modelos 1 e 1-A

1. Sempre que promoverem a saída de mercadorias;

2. Na transmissão de propriedade de mercadorias, quando estas não devam transitar pelo estabelecimento transmitente;

3. Sempre que, no estabelecimento, entrarem bens ou mercadorias, real ou simbolicamente, que exija emissão desse documento pela entrada;

4. No caso de mercadorias cuja unidade não possa ser transportada de uma só vez, desde que o imposto deva incidir sobre o todo;

5. No reajuste de preços, em virtude de contrato escrito, de que decorra acréscimo do valor das mercadorias;

6. Na regularização, em virtude da diferença de preços ou de quantidade das mercadorias;

3.2 - Cupom Fiscal

Nas vendas de bens e produtos a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo próprio comprador.

3.3 - Nota Fiscal modelo 2 (Nota Fiscal de venda a consumidor)

Nas vendas de bens a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo próprio comprador do estabelecimento. Nas vendas a consumidor final quando o equipamento Emissor de Cupom Fiscal estiver desativado por problema técnico, devidamente informado à Receita Estadual, ou por motivo fortuito como a queda momentânea de corrente elétrica.

4 - Nos casos de vendas de mercadorias isentas, com benefícios fiscais ou imunidade, é necessário a emissão de documento fiscal para acobertar o trânsito e a venda das mesmas ?

De acordo com o Art. 142 do Regulamento do ICMS, quando a operação estiver beneficiada por isenção e por redução de base de cálculo ou amparada por imunidade, não incidência, diferimento ou suspensão de recolhimento do imposto, deverá ser emitida nota fiscal onde constarão essas circunstâncias, bem como será indicado o dispositivo legal ou regulamentar respectivo.

5 - Qual o momento da emissão da Nota Fiscal ?

A Nota Fiscal será emitida:

1. Antes de iniciada a saída das mercadorias;

2. No momento do fornecimento de alimentação, bebidas e outras mercadorias, em restaurantes, bares, cafés e estabelecimentos similares;

3. Antes da transmissão real ou simbólica das mercadorias;

4. Nas entradas de bens e mercadorias: novas ou usadas, remetidas a qualquer título por particulares, produtores agropecuários ou pessoas físicas ou jurídicas não obrigadas à emissão de documentos fiscais; em retorno, quando remetidas por profissionais autônomos ou avulsos, aos quais tenham sido enviadas para industrialização; em retorno de exposições ou feiras, para as quais tenham sido remetidas exclusivamente para fins de exposição ao público; em retorno de remessas feitas para vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veículos; importadas diretamente do exterior, bem como as arrematadas em leilão ou adquiridas em concorrências promovidas pelo poder público e por fim, em outras hipóteses previstas em Portaria pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.

6 - Qual a destinação das vias da Nota Fiscal nas saídas de mercadorias para destinatários localizados neste Estado ?

1^a. via – acompanhará as mercadorias no seu transporte, para ser entregue, pelo transportador, ao destinatário, que nunca deverá deixar de receber esta via;

2^a. via – terá o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual;

3^a. via – ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

4^a. via – terá o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.

7 - Nas saídas de mercadorias para destinatários localizados em outros Estados, qual a destinação das vias dos documentos fiscais ?

1^a. via – acompanhará as mercadorias e será entregue, pelo transportador, ao destinatário;

2^a. via – acompanhará as mercadorias e destinar-se-á a fins de controle na unidade da Federação do destinatário;

3^a. via – será retida pelo último Posto Fiscal maranhense por onde a mercadoria transitar;

4^a. via – ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco.

8 - Quais são as características dos principais documentos fiscais que os contribuintes e as pessoas obrigadas à inscrição devem emitir nas operações de vendas de mercadorias e prestação de serviços ?

8.1 - Nota Fiscal (modelo 1 e 1-A)

· O seu formato é semelhante ao de uma folha de papel tamanho ofício, sendo que o modelo 1 tem disposição vertical e o 1-A horizontal;

· O tamanho não deverá ser inferior a 21,0 x 28,0 cm e 28,0 x 21,0 cm para os modelos 1 e 1-A, respectivamente, e suas 4 vias não poderão ser impressas em papel jornal;

· Podem ser impressas por meio gráfico (quando em blocos), ou por sistema de processamento de dados, no formato de formulário contínuo;

· Deverá conter indicação da data limite para sua utilização, que no nosso Estado é de 48 (QUARENTA E OITO) meses, a contar da data de sua impressão, e terá sua data discriminada no rodapé do documento fiscal (Dec. 16.085);

· O campo reservado ao fisco, para aposição do selo fiscal, nos casos de notas impressas antes de junho de 2000, não poderá ser inferior a 8,0 x 3,0 cm em qualquer sentido;

· A numeração deverá se estender de 001 até 999.999, sendo reiniciada com a mesma designação de série e subsérie quando esse limite for atingido, devendo nos casos de blocos de notas fiscais, serem enfeixados com no mínimo 20 (vinte), e no máximo 50 (cinqüenta) notas.

8.2 - Nota Fiscal (modelo 2)

· A Nota fiscal modelo 2, série D (Nota Fiscal de Venda ao Consumidor), é o documento fiscal emitido de forma manual, para acobertar aquisições em que o próprio consumidor transporta a mercadoria adquirida;

· Deverá conter obrigatoriamente os dados do emitente (nome da empresa, inscrição estadual, CNPJ(MF), endereço completo, data de emissão e o número da AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (no rodapé);

· Será emitida em operações de venda à vista, a consumidor não contribuinte do imposto, em 2 vias, sendo a primeira destinada ao consumidor e a segunda ficará presa ao bloco para exibição ao fisco.

8.3 - Cupom Fiscal:

· Será emitido por Emissor de Cupom Fiscal – ECF, devidamente autorizado pela GERE, com selo próprio afixado no equipamento, nas vendas à vista a consumidor final, nos casos em que a mercadoria seja retirada pelo próprio comprador;

· Deverá conter obrigatoriamente, na parte superior do documento fiscal a expressão “Cupom Fiscal”, além dos os dados do contribuinte (nome da empresa, inscrição estadual, CNPJ (MF), endereço completo e data de emissão);

· No rodapé do cupom fiscal deverão constar as informações de marca e modelo do equipamento, logotipo fiscal e BR estilizado.

9 - Em que situações ocorre a utilização de séries nas notas fiscais modelo 1 e 1 – A ?

De acordo com a legislação, poderá ser permitida a utilização de séries distintas, se houver interesse do contribuinte. As séries serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente a partir de 1, sendo vedada a utilização de subsérie.

Será obrigatória a utilização de séries distintas:

1 – No caso de uso concomitante de nota fiscal e nota fiscal fatura;

2 – Quando houver determinação por parte do fisco, para separar as operações de entrada e saída.

Os contribuintes deverão utilizar documentos fiscais de séries distintas, sempre que realizarem:

1. Ao mesmo tempo, operações ou prestações de serviços sujeitas e não sujeitas ao ICMS;

2. Vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veículos;

3. Operações com produtos estrangeiros de importação própria, inclusive nas vendas particulares;

4. Operações com produtos estrangeiros adquiridos no mercado interno, inclusive nas vendas a particulares;

5. Operações de saída de mercadorias, armazenadas em depósito fechado ou armazém geral, que não devam transitar pelo estabelecimento depositante.

10 - Qual o documento que poderá ser utilizado para acobertar saídas de mercadorias sujeitas ou não ao imposto, por pessoas não inscritas no Cadastro de Contribuintes ?

Nas saídas de mercadorias não sujeitas ao imposto, promovidas por pessoas não inscritas no Cadastro de Contribuintes, bem como quando o contribuinte for dispensado da emissão de nota fiscal, poderá ser emitida pela Receita Estadual (Agências de Atendimento e Postos Fiscais) a NOTA FISCAL AVULSA, antes da saída dos objetos ou mercadorias.

11 - Quais as principais características da Nota Fiscal Avulsa ?

Na Nota Fiscal Avulsa deverão constar as seguintes indicações:

1. Denominação “Nota Fiscal Avulsa”;

2. Número de ordem e número de via;

3. Nome e endereço do remetente;

4. Nome e endereço do destinatário;

5. Natureza da operação;

6. Data de emissão;

7. Discriminação dos objetos ou mercadorias;

8. Nome do transportador, seu endereço, placa do veículo e despesas acessórias de frete e seguro, por conta do destinatário;

9. Destaque do imposto, quando for o caso.

12 - Qual a quantidade de vias da Nota Fiscal Avulsa e a destinação de cada uma delas ?

A Nota Fiscal Avulsa será emitida em 04 (quatro) vias que terão a seguinte destinação:

1. A 1^a. via acompanhará os objetos ou mercadorias no seu transporte, para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

2. A 2^a. via ficará em poder da repartição expedidora;

3. A 3^a. via acompanhará os objetos ou mercadorias e destinar-se-á a fins de controle na unidade da Federação do destinatário, quando se tratar de operação interestadual;

4. A 4^a. via ficará em poder do remetente.

13 - Nos casos de aquisição de mercadorias em outros Estados, como identificar a autenticidade de uma nota fiscal ?

Para assegurar-se da autenticidade de uma nota fiscal oriunda de outro Estado da Federação, deve-se observar se a mesma contém registro por impressão de dados, após sua digitação no Posto Fiscal de divisa estadual ou, na falta deste, com o selo fiscal série “C” aposto no anverso do documento fiscal.

Outra informação importante é a situação cadastral da empresa que emite a nota ou adquire a mercadoria. Se a nota fiscal é emitida por empresa que tenha o cadastro inativo, suspenso ou cancelado, existe uma situação de irregularidade.

14 - Como fazer para identificar se uma empresa do Maranhão ou de outro Estado está com cadastro regular ?

Para consultar o cadastro do ICMS da Receita Estadual e das demais Secretarias de Fazenda de outros Estados, basta acessar a Página da Receita Estadual na Internet (www.gere.ma.gov.br) e consultar na Guia Consulta ao Cadastro de Contribuintes, para obter informações públicas cadastrais das empresas de todo o Brasil, informando-se quais estão em situação regular, ou de irregularidade (suspensas, canceladas, inativas e outras situações).

15 - Quais os documentos fiscais considerados inidôneos, para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do fisco ?

Todo aquele documento que se enquadrar nas situações abaixo:

1. Omita as indicações determinadas na legislação;

2. Não seja o legalmente exigido para a respectiva operação ou prestação;

3. Não guarde as exigências ou requisitos previstos na legislação;

4. Contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza;

5. Apresente divergências entre os dados constantes de suas diversas vias;

6. Não esteja autenticado, na forma estabelecida pelo Gerente de Estado da Receita Estadual;

7. Seja emitido por contribuinte cuja inscrição tenha sido baixada;

8. Tenha sido declarado, por ato da Receita Estadual, desaparecido ou extraviado.

16 - Quais as situações nas quais poderemos considerar um documento fiscal como FALSO ?

1. Aquele que tenha sido confeccionado sem a devida autorização fiscal;

2. Aquele que embora revestido das formalidades legais, tenha sido utilizado com intuito comprovado de fraude;

3. Aquele emitido por contribuinte fictício ou que não mais exercite suas atividades.

17 - Quais os INDÍCIOS de irregularidade em documentos fiscais ?

1. Inexistência de selo fiscal para documentos confeccionados até junho de 2000, excetuando-se as notas fiscais impressas em formulários contínuos;

2. Selo fiscal mal colocado ou recolados sobre a primeira via do documento fiscal;

3. Mercadorias originárias de localidades reconhecidamente não produtora ou distribuidora do produto constante do documento fiscal;

4. Data de emissão anterior ao da impressão da NF;

5. Omissão do número e data da AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais), no rodapé ou lateral da NF;

6. Lançamento de quantidades e valores sem pontuação;

7. Contenha declarações inexatas, esteja preenchida de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza;

8. Omissão do preenchimento das quantidades e valor do ICMS por extenso, em se tratando de nota fiscal do produtor ou avulsa, de emissão da GERE;

9. Tonalidades diferentes, nas diversas vias, em reprodução carbonadas;

10. Falta da indicação da natureza da operação;

11. Ausência das datas de emissão da nota fiscal e saída dos produtos;

12. Modelo e série da nota fiscal, incompatíveis para a operação;

13. Nas operações com gado bovino, em que seja exigido o Registro Genealógico e a numeração, cor e demais características do animal, informado no documento, não corresponder com o(s) animal(is) transportado(s);

14. Vias de uma mesma nota fiscal, que não guardem correspondência em relação aos dados obrigatoriamente impressos, à grafia ou autenticação;

15. Nota fiscal acobertando mercadorias tributadas sem o destaque do ICMS;

16. Nota fiscal registrando dados com valores inferiores à realidade (subfaturamento);

17. Documento fiscal emitido com grafia ou cor diferentes. Ex: dados do destinatário e dos produtos;

18. Omita as indicações determinadas na legislação;

19. Seja emitida por contribuinte cuja inscrição tenha sido baixada;

20. No caso da não existência dos dados: nome da empresa, CGC(MF), inscrição estadual e AIDF se for o caso, o documento fiscal não deverá ser aceito.

18 - Como proceder nos casos de desconfiança da idoneidade das notas fiscais e das empresas fornecedoras ?

A Receita Estadual instalou um serviço telefônico de recepção de denúncias fiscais e reclamações, que é a sua Ouvidoria. A ligação gratuita deve ser feita para o telefone (0800 98 1528) ou pelo e-mail asplan@gere.ma.gov.br, que a denúncia será apurada.

19 - Como proceder nos casos de consultas sobre a validade de notas fiscais ou outros documentos que os órgãos públicos tenham alguma desconfiança ?

As notas fiscais e os documentos suspeitos, além do pedido de consulta, devem ser encaminhados à Gerência da Receita Estadual – Célula de Gestão da Administração Tributária – Endereço: Av. Jerônimo de Albuquerque, s/nº, Calhau, ed. Clodomir Milet, 5º andar, fone: (98) 218.8275.

20 - PRAZOS DE VALIDADE - NOTAS FISCAIS

ITEM	H I S T Ó R I C O	P R A Z O S		LEGISLAÇÃO
ITEM	H I S T Ó R I C O	I N Í C I O	F I M	LEGISLAÇÃO
01	Documentos fiscais não sujeitos à autenticação e autorizados até 31/12/92 (sem autenticação por selo) LIMITADO ATÉ 30/06/1994	...	30/06/1994	Até a vigência do RICMS aprovado pelo DEC.11.416/86
02	Documentos fiscais sujeitos à autenticação por selo fiscal e autorizados à partir de 01/01/93 18 MESES	Janeiro/93	Junho/97	Dec. 14.744/95
03	Documentos fiscais sujeitos à autenticação por selo fiscal e autorizados à partir de 01/07/1997 24 MESES	Julho/97	Dezembro/97	Dec. 15.640/97
04	Documentos fiscais sujeitos à autenticação por selo fiscal e autorizados à partir de 01/01/98 36 MESES	Janeiro/98	Fevereiro/98	Dec. 16.069/98
05	Documentos fiscais sujeitos à autenticação por selo fiscal e autorizados à partir de 01/03/98 48 MESES	Março/98	Em vigor	Dec. 16.085/98