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Por: Adriano Fernandes de Jesus


Ferramentas de Gestão de Projetos
Desde o inicio das civilizações os projetos já existem em forma de estratégias para se executar ações como a caça, onde existiam caçadores, cães farejadores, armas de curto e longo alcance, armadilhas e a sazonalidade de caça em algumas regiões.
Isso hoje em dia se aplica em projetos em diversos formatos, com ferramentas, escolhas de peças ou recursos e analise de toda a cadeia que envolve um projeto e sua estrutura.
Utilizando ferramentas como a Definição de Escopo de Projeto, que se trata do entendimento da demanda de determinada área, o Cronograma, peça chave que detalha todas as fases e entregáveis de um projeto, Orçamentos que indicam onde será gasto o investimento de um projeto, o Histograma que determinará e mostrará de uma forma funcional as vertentes de Recurso x Tempo e a Escolha de Recursos, uma analise de todo o contexto do projeto e onde encaixar cada recurso com a atividade ou fase a fim de conseguir uma performance maior e a entrega nas datas acordadas.

O gerenciamento de projeto quando bem feito, com seriedade e acompanhamento de perto de seus Steakholders tem tudo para dar certo, e abaixo analisaremos algumas ferramentas que fazem um projeto ter sucesso, ferramentas de controle, ferramentas analíticas e de demonstração.

Definição de Escopo
A definição de escopo do projeto é o detalhamento da necessidade, é um documento de entendimento inicialmente da necessidade da área ou empresa, e qual será o ajuste sistêmico ou adequação que a empresa necessita para a evolução de seu negocio.
A definição de escopo de um projeto é construída através de reuniões de entendimento de demanda, onde o demandante expõe suas necessidades detalhando o que tem hoje em seu negocio e aonde quer chegar, explicando muito bem detalhado todos os pontos frágeis de sua operação e de uma forma micro pontos de melhoria que necessita.
Uma definição de escopo bem feita é fundamental para o sucesso de um projeto, pois a partir dela que surgirão mais documentos de controle de todas as fases do projeto e todos os pontos a serem tratados, deixando assim o demandado seja ele uma equipe interna de TI ou uma empresa terceira apta a impactos desenhar um projeto de sucesso.
Em uma Declaração de Escopo deverão conter temas como alguns citados abaixo:
·         Necessidade: Descrição da necessidade da área / processo afetado, do contexto do projeto e porque se decidiu fazê-lo.
Objetivo: Descrição dos objetivos do projeto ao qual se pretende alcançar com a implantação do Projeto.
·         Impacto na Organização: Descrição das áreas da organização envolvidas no Projeto, informando o motivo pelo qual é necessária à participação e os possíveis impactos que poderão ocorrer durante o projeto.
·         Escopo Funcional: Descrição de uma forma detalhada os quesitos funcionais do projeto, ou seja, todos os pontos de melhoria e o envolvimento dos usuários.
·         Escopo Técnico: Descrição das alterações técnicas que serão feitas.
O demandado terá que estudar muito bem os objetivos, pré-requisitos, particularidades, prazos estipulados constantes neste documento para assim dar inicio as atividades tanto de montagem de cronograma de atividades e fases do projeto quanto à parte orçamental, quais recursos serão necessários para a entrega do projeto no prazo e com suas atividades finalizadas com excelência.
Este documento poderá até determinar se o projeto é factível de acontecer ou não, e deverá ser acordado junto ao demandante principalmente no quesito prazo.

Cronograma
O cronograma detalha todas as fases de um projeto e as atividades que compõem essas fases, detalhando ações e determinando datas para um controle de todo o andamento de um projeto, deixando assim de fácil visualização com base em datas onde estamos e se o projeto esta atrasado ou não.
O cronograma que é de conhecimento de todos os envolvidos em um projeto, da à visibilidade funcional ao demandante, o controle ao demandado e aos recursos de um projeto, que estão incumbidos em cada atividade o seu envolvimento e a sua evolução como executor.

Histograma
O Histograma é um estudo estatístico de pontos der risco de um projeto, ou seja, um estudo voltado ao gerente de projeto para enxergar possíveis pontos que acarretaram no atraso do projeto.
De uma forma de fácil viasualização o Histograma traçara uma vertical entre valores de pontos e suas notas ou pesos, indicando assim alguma dispersão dos objetivos de determinada fase, atividade ou ação do projeto.

Escolha de Recursos
Cada vez mais, o desafio tanto de um HEADHUNTER quanto para um gerente de projeto e saber como encaixar cada peça de seu tabuleiro de xadrez no jogo de um projeto, como colocar para cada atividade ou para um grupo de atividades um profissional com aquelas características ou com aquelas qualidades.
A Escolha de Recursos principalmente para projetos de TI vem sendo um desafio em um projeto, devido ao grande número de profissionais de TI no mercado porem desqualificados, ou com falta de comprometimento com a empresa que o contrata ou com o projeto.
E um desafio do gestor do projeto a escolha dos recursos, e o encaixe perfeito de acordo com a necessidade do projeto e as atividades que serão necessárias para a finalização do mesmo.
Por se tratar de um fator humano, onde o gestor terá que lidar com desmotivação, fatores alheios ao projeto como a vida pessoal de seus recursos e até a falta de preparo ou falta de conhecimento da regra de negocio do cliente ou do demandante, a escolha do recurso terá que ocorrer de forma minuciosa e com um olfato muito apurado de um gestor.


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